Assinatura digital: como o advogado pode se beneficiar?

Postado em por Rodrigo Padilha.

No Brasil, estamos vendo que a era digital está se aproximando cada vez mais do universo jurídico, que, até pouco tempo, costumava ser conhecido por sua burocracia e resistência a inovações tecnológicas.

Nesse sentido, estamos caminhando para uma redução no uso da documentação física, migrando cada vez mais para o uso da internet como meio para desencadear os serviços jurídicos. E isso inclusive está mudando algumas atividades e tendências na área da advocacia.

Contudo, o uso cada vez mais amplo da internet e da tecnologia pedem um cuidado redobrado com a segurança, já que transações eletrônicas também estão sujeitas a inseguranças e falta de confiança. Por isso, a assinatura digital surge como uma forma de regularizar documentos digitais a fim de gerenciar melhor dados eletrônicos.

Assim, neste post falarei um pouco sobre assinatura digital, e como o advogado pode se beneficiar dela.

O que é a assinatura digital

Assinatura digital é uma forma totalmente segura de assinar documentos eletrônicos (petições, contratos, pareceres e procurações,) que podem ser enviados por meios digitais, como aqueles no formato PDF.

A assinatura digital está associada a um certificado digital, que nada mais é do que uma identidade eletrônica do profissional de advocacia, possuindo validade jurídica garantida por Lei. Desse modo, conta com a mesma autenticidade, confidencialidade e valor legal do que uma assinatura manuscrita.

Importante destacar que a certificação digital é um processo criptográfico, que garante o sigilo e a proteção dos documentos e a inviolabilidade das informações que nele constam.

Como a assinatura digital se tornou indispensável na rotina de um advogado

Em termos práticos, o certificado digital permite ao advogado assinar, enviar e conferir documentos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com acesso à internet. Ou seja, não é preciso mais perder tempo comparecendo ao fórum ou ao cartório.

Isso garante mais agilidade à rotina jurídica, acelerando a tramitação e análise de processos, reduzindo custos com impressões e deslocamentos e eliminando riscos de extravio de documentos. Tudo é feito eletronicamente e com a mesma validade jurídica dos documentos impressos, em um processo seguro.

Quais os benefícios de ter uma assinatura digital

Menos burocracia

O advogado que conta com um certificado digital que o permita assinar documentos digitalmente escapa de uma série de burocracias que, infelizmente, ainda existem no nosso ramo de atuação, como reconhecimento de firmas em cartórios e outros processos meramente formais.

Mais agilidade

Assinatura digital não é a invenção da roda ou um simples modismo. Diversos processos judiciais, inclusive de órgãos governamentais, estão se tornando cada vez mais digitais.

Com a possibilidade de realizar os principais procedimentos jurídicos online, o Poder Judiciário ganha em rapidez e organização, e ainda melhora a qualidade dos serviços prestados, uma vez que o próprio cidadão interessado no processo é agraciado com mais transparência e uma melhor comunicação.

Menos perda de tempo

A redução da burocracia somada à maior agilidade nos processos possibilita ao advogado otimizar o seu tempo. Como comentei, não há necessidade de se deslocar até o cartório, o fórum ou outras comarcas.

Com isso, o profissional pode focar no que realmente importa, aumentando sua produtividade e melhorando a qualidade dos seus serviços.

Redução de custos

Reduzir o gasto com impressões e reimpressões, envio de documentos, autenticações, deslocamentos internos e viagens é um exemplo de algumas das vantagens que a adoção da certificação e da assinatura digital podem proporcionar ao advogado e seus clientes.

Mais segurança

Esta talvez seja a principal vantagem da assinatura digital. Isso porque para utilizá-la é preciso ter um certificado digital, que funciona como uma identificação eletrônica do advogado, emitida por uma Autoridade Certificadora (AC).

Uma vez que o certificado digital foi adquirido, o advogado recebe um cartão com chip ou token criptografados.

Esses dispositivos são necessários para gerar senhas especiais que vão permitir que os documentos sejam assinados digitalmente. Trata-se de um processo semelhante ao utilizado por alguns bancos para que o cliente possa acessar seu internet banking, por exemplo.

Assim, é possível utilizar o certificado digital para assinar e enviar documentos eletronicamente sem riscos à integridade e à confidencialidade das informações, evitando que pessoas não autorizadas realizem alterações nesses documentos.

Além disso, como são armazenados digitalmente e de maneira criptografada, torna-se muito mais fácil organizá-los e encontrá-los.

Como fazer a sua assinatura digital

O primeiro passo para fazer uma assinatura digital é ter um certificado digital. Vale ressaltar que o certificado é um produto, ou seja, deve ser comprado. No nosso caso, é preciso comprar por meio do site da AC-OAB.

É exigida uma série de documentos e, após a aquisição, é necessário realizar a validação presencial da documentação por meio de agendamento. Uma vez aprovado, o advogado recebe o cartão criptografado ou token.

Com o certificado digital ativo e em mãos, o advogado já pode assinar digitalmente qualquer tipo de documento. O formato mais utilizado é o PDF, uma vez que esse tipo de arquivo evita a alteração das informações que ali constam.

Para assinar um documento, é possível utilizar um editor de PDF comum, como Adobe Reader, por exemplo. Esses softwares já vêm com a opção de assinar os documentos com certificado digital de maneira simples.

O passo a passo é simples. Acompanhe:

  1. Abra o documento;

  2. No menu, localize a opção “preencher e assinar”;

  3. Selecione “ferramentas de preencher e assinar”;

  4. Clique em “assinar com certificado” e em “avançar”;

  5. Com o cursor do mouse, selecione o local onde deve ser inserida a assinatura digital, bem como a extensão que ele deve ocupar no documento;

  6. Na tela que se abrir, selecione seu certificado digital e clique em “assinar”;

  7. Para que o processo seja finalizado, salve o documento. Como advogados só podem contar com certificados do tipo A3, é necessária a autenticação com senha (PIN) por meio do cartão ou token.

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Rodrigo Padilha

O Professor Rodrigo Padilha é pioneiro e fundador do Empreendedorismo Jurídico e do Programa Maverick no Brasil, além de fundador da Legião, que é uma das maiores turmas de 2ª fase da OAB no país. Atualmente coordena diversos negócios no Brasil e nos EUA e se dedica a ensinar advogados e outros profissionais a atingirem o sucesso através do empreendedorismo.