Como administrar um escritório de advocacia: 10 dicas cruciais

Postado em por Rodrigo Padilha.

Se tem algo que a faculdade de Direito não ensina, e que nem por isso é menos é importante, são as atividades relacionadas à gestão de seu negócio, especialmente como administrar um escritório de advocacia.

“Mas por que eu preciso saber disso se estudei Direito e não Administração?” Bom, não culpo quem pensa assim em um primeiro momento, porque, como eu falei, a faculdade de Direito não dá atenção à gestão de escritório de advocacia, que é muito importante na rotina do advogado.

E como já citei em outros artigos, no meu curso de Empreendedorismo Jurídico e também nos vídeos que gravo para o Youtube, o Direito tem que ser um meio pelo qual você move o seu negócio, e não o fim. Só assim você vai se tornar um verdadeiro empreendedor jurídico de sucesso.

Portanto, é normal que advogados que estão entrando no mercado de trabalho e abrindo seus escritórios agora se sintam perdidos no que diz respeito à parte administrativa. O que não é normal é que você, mesmo sabendo disso, feche os olhos para essas tarefas. Essa mudança de mindset é imprescindível para o seu sucesso!

E é por isso que eu gostaria de compartilhar neste post dicas básicas que vão ajudar você a entender como administrar/gerenciar um escritório de advocacia.

5 erros de gerenciamento de escritório de advocacia que você não deve cometer

Antes, contudo, é importante destacarmos o que não fazer quando se está começando:

1. Não investir no relacionamento com o cliente

Relacionar-se com o cliente é uma das chaves para saber como gerenciar um escritório de advocacia. Isso porque a administração deve sempre focar em entender os problemas e atingir as expectativas do cliente.

Há muitos escritórios que não têm um profissional exclusivo para lidar com o cliente, e isso pode ter resultados muito negativos. Isso porque, assim, o advogado perde muito tempo atendendo a questões simples ou não consegue reunir todas informações suficientes antes de atender um cliente.

Isso pode ter como consequência a diminuição da cartela de clientes ou a piora na qualidade do serviço, não satisfazendo mais sua clientela.

2. Não definir sua especialidade

Um erro muito comum na gestão para escritórios de advocacia é não definir qual é sua especialidade. Sem isso, você estará dando margem para que qualquer tipo de cliente apareça, atrapalhando seu trabalho e atrasando sua atuação em cada caso.

Por isso, a melhor coisa a fazer é especificar sua especialidade e torná-la clara ao público. Sendo assim, comunique se você trabalha com:

  • Direito Civil;

  • Direito Criminal;

  • Direito Trabalhista;

  • Direito Tributário;

  • Entre outros.

Isso também ajudará você a especializar-se em algumas áreas de atuação, aumentando também a qualidade do seu trabalho.

3. Não fazer marketing jurídico

Algumas vezes, por medo do Código de Ética e Disciplina da OAB, que estabelece as diretrizes para a publicidade dos escritórios de advocacia, muitos advogados acabam não investindo em marketing jurídico no gerenciamento de escritório de advocacia.

Só que isso é um erro, pois o marketing jurídico é fundamental para estabelecer sua imagem no mercado. Desde que você siga os preceitos preconizados pela OAB, sem veicular propaganda em rádios e TVs e respeitando as regras estipuladas para a internet, você pode – e deve – usar estratégias de marketing jurídico.

4. Ignorar a necessidade de uma área de contabilidade

Por necessidade de cortar custos, alguns advogados acabam negligenciando a necessidade de ter uma área de contabilidade ou um profissional da área para fazer a gestão de escritório de advocacia, realizando essa atividade por conta própria.

E isso pode levar o profissional à ruína, já que, algumas vezes, advogados não se dão bem com números, e não estão totalmente qualificados para gerir a contabilidade. Além disso, esse tipo de tarefa ocupa muito tempo, que poderia ser utilizado nos casos.

Assim, a sugestão é contratar o serviço de um profissional habilitado para fazer isso, e você poderá focar nas suas atividades, ganhando mais tempo e autonomia para trabalhar.

5. Não criar uma estrutura clara de negócio

A desorganização dos processos internos é outro erro muito comum na hora de gerenciar um escritório de advocacia. Cada profissional do escritório executa uma série de tarefas e processos que precisam ser realizadas em determinado prazo para manter o fluxo de trabalho funcionando.

Neste sentido, utilizar algumas ferramentas de organização e produtividade, como softwares jurídicos, pode ajudar, automatizando processos e facilitando o trabalho. Falaremos sobre essas ferramentas adiante.

10 Dicas de gestão para os escritórios de advocacia

1. Fazer um fluxo de caixa

Você vai precisar registrar e controlar as finanças que entram e saem de seu escritório para manter uma boa gestão para escritórios de advocacia.

O controle do fluxo de caixa faz toda a diferença, pois permite que o advogado fique a par de todas as contas do escritório – isto é: tudo o que precisa pagar, o que tem a receber, lançamentos futuros e outras movimentações financeiras, tanto de débito como de crédito.

2. Não misturar com finanças pessoais

Outra boa dica sobre como gerenciar um escritório de advocacia é separar muito bem as suas finanças profissionais das pessoais.

É muito comum, principalmente quando não há sócio e o advogado atua como Sociedade Unipessoal de Advocacia, que essa mistura aconteça.

Mas apesar de comum, isso não é nada recomendado, pois acaba completamente com qualquer tipo de controle e planejamento do seu escritório enquanto empresa (além de, de certa forma, ser um pouco desestimulante, já que parece que você trabalha e trabalha, mas nunca “ganha nada”).

No vídeo abaixo eu trouxe algumas dicas sobre o assunto, destacando a importância de você ter um salário, mesmo que atue de maneira autônoma:

3. Organizar os custos

Se você não sabe todos os detalhes dos seus custos, você não sabe onde é necessário e não é vantajoso investir.

Essa análise financeira é o segredo para o advogado identificar quais são os gastos que podem ser cortados e onde seu dinheiro pode ser investido com inteligência.

Ao reduzir custos que não valem a pena, o serviço pode se tornar mais eficiente. Mas lembre-se de a recíproca é verdadeira: se você reduzir custos fundamentais, pode perder em produtividade e em receita; por isso a importância da organização dos custos.

4. Saber precificar de maneira correta

Não há como administrar um escritório de advocacia sem levá-lo à falência se você não souber precificar seus serviços.

Esse ponto é muito delicado e difícil, pois muitos jovens advogados têm dúvidas sobre os valores dos honorários. A dica aqui é considerar os custos diretos e indiretos que fazem parte do serviço e o tempo gasto para cumprir as tarefas de cada cliente.

Outra maneira interessante para comparar valores é fazer uma pesquisa com outros escritórios. Assim você consegue entender quanto seus colegas de profissão estão cobrando pelos serviços e ter uma boa base para precificar os seus.

Ah! E eu preparei um vídeo super bacana ensinando como cobrar honorários justos sem assustar o seu cliente. Recomendo que você assista agora mesmo:

5. Investir tempo no seu planejamento

Como você pôde perceber, administrar um escritório de advocacia é muito mais complexo do abrir as portas e esperar os clientes entrarem. Um outro passo importante para o sucesso do seu negócio é fazer um planejamento completo antes de iniciar qualquer atividade.

Cada região do Brasil, cada estado e cada cidade têm suas particularidades. Sendo assim, é fundamental que você tire um tempo para conhecer e compreender as características regionais do local onde você abriu o seu escritório. Entenda também qual é e o que busca o seu público-alvo.

Essa compreensão do contexto em que seus negócios estão inseridos é essencial para direcionar as suas estratégias de modo mais assertivo, criativo e impactante.

6. Ter um contador

É muito comum que no gerenciamento de escritório de advocacia, os advogados – tanto de primeira viagem quanto os mais experientes – pensem em controlar gastos, ter uma folha mais enxuta e, desse modo, acreditem que o escritório não precisa contratar um contador. Isso é um erro grave!

Não importa o tamanho da empresa e a quantidade de sócios, clientes e funcionários, contar com o auxílio de um profissional da área da contabilidade é fundamental para futuro do escritório.

A legislação brasileira é extremamente complexa e você não pode e nem deve perder tempo tentando administrar as aérea jurídica e contábil ao mesmo tempo. Isso só vai prejudicar o seu trabalho.

A presença de um contador vai dar mais segurança aos negócios, reduzindo o risco de erros tributários e contábeis. Além disso, esse profissional pode auxiliar em medidas como a redução dos impostos, aumentando a economia e lucratividade do seu escritório de advocacia.

7. Ter controle sobre o que acontece no escritório

De nada adianta crescer, se isso for feito sem organização. Essa é a típica receita para o fracasso. Para gerenciar um escritório de advocacia é fundamental ter conhecimento e estar no controle de tudo o que acontece dentro da empresa.

Isso, porém, não significa centralizar todas as decisões e processos, mas sim estar a par dos trabalhos que sua equipe vem realizando e estar ciente de tudo o que já foi finalizado e de tudo aquilo que ainda tem que ser feito.

Ter controle sobre as atividades do escritório é a chave para uma maior produtividade e maior organização dos seus negócios.

8. Manter a qualidade conforme o crescimento do escritório

Este é, na verdade, um desafio para empresas de todos os segmentos: crescer e expandir seus negócios e, ao mesmo tempo, manter a qualidade dos serviços prestados e do atendimento.

Conforme o escritório cresce, aumentam também a quantidade de clientes e o tamanho da equipe. Tudo isso torna mais difícil manter um padrão de qualidade da empresa.

Então, na gestão de escritório de advocacia, é essencial determinar esses padrões e repassá-los para todos os colaboradores, criando fluxos de trabalho claros e organizados e mantendo a excelência no atendimento ao cliente.

9. Focar em um bom relacionamento com o cliente

Atender o cliente com qualidade deve ser prioridade em qualquer escritório de advocacia.

Em um mercado altamente baseado em relações e indicações, esse é um diferencial competitivo essencial, além de uma ferramenta muito importante para a fidelização de clientes.

Uma gestão organizada consegue manter um relacionamento ativo com o cliente, mantendo-o sempre a par do andamento dos seus processos e passando mais segurança e credibilidade.

10. Automatizar tarefas repetitivas

Atualmente, é possível automatizar muitas atividades rotineiras do escritório de advocacia, aumentando a produtividade e organização do fluxo de trabalho. Um software jurídico pode ajudar neste caso. Esse tipo de programa ajuda a elaborar peças jurídicas, atualiza e busca processos e auxilia no controle de prazos.

Além disso, hoje em dia muitos dos softwares também enviam alertas ao celular ou e-mail todas as vezes que há a movimentação em um processo, basta ativar esse tipo aviso. Isso ajuda você a, por exemplo, saber como está o andamento de um processo sem precisar verificar a todo o momento. Além de economizar tempo, automatizar esse tipo de atividade ajuda a reduzir as chances de erro humano.

4 ferramentas que auxiliam na gestão de escritórios de advocacia

A seguir, listei algumas ferramentas que considero importantes para administrar um escritório de advocacia:

1. Agenda eletrônica

Advogados sempre têm uma infinidade de compromissos e prazos para gerenciar: audiências, dia de pagamento, ida ao fórum, reunião com clientes. Tudo isso pode se tornar confuso e levar a erros que podem causar grandes problemas ao gerenciar um escritório de advocacia.

Devido ao grande número de informações que o advogado deve lidar, é importante que todos os seus compromissos estejam concentrados em uma agenda. E, pela facilidade, é cada vez mais importante que seja uma agenda eletrônica. Assim, tudo fica centralizado e com fácil acesso, tornando sua atuação mais eficiente.

A grande vantagem das agendas online é que podem ser acessadas de qualquer lugar – smartphone, tablet, computador -, e você pode ativar alertas para avisar de compromissos, prazos e reuniões. Um exemplo é o Google Agenda, da suíte Google.

2. Plataformas de armazenamento digital

Imagina que dor de cabeça seria perder informações e documentos sobre processos e clientes… Não gosto nem de pensar neste pesadelo.

Por isso, minha dica para a gestão para escritórios de advocacia é que você guarde com muita segurança esses documentos.

Dê preferência para guardar os arquivos “na nuvem”, utilizando plataformas como o Google Drive, pois assim você pode acessá-los por qualquer dispositivo, além de não correr o risco de perdê-los caso seu computador seja roubado ou danificado.

Ao armazenar um arquivo em nuvem, você também tem a possibilidade de compartilhá-lo com qualquer pessoa que quiser, sem que para isso tenha que enviar o documento fisicamente, bastando compartilhar o arquivo digital.

E, dependendo do formato do documento, como no caso do Google Docs ou Google Sheets, você pode continuar a editá-lo enquanto a outra pessoa acessa, sem que para isso tenha que ficar compartilhando inúmeras versões do arquivo e correr o risco de perder informações por causa disso.

3. Programas de ajuda financeira

Embora administrar um escritório de advocacia exija a ajuda de um profissional de contabilidade, ter ferramentas de controle financeiro é uma forma de ajudar você a se organizar melhor.

Até mesmo os aplicativos de alguns bancos oferecem algumas funcionalidades nesse sentido, que podem ajudar você a controlar honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa e emissão de faturas.

4. Sistemas de gestão empresarial para a área jurídica

Hoje em dia, é possível encontrar no mercado diversas alternativas de sistemas de gestão empresarial específicos para a área jurídica para o gerenciamento de escritório de advocacia.

Por meio dessas ferramentas, é possível realizar um melhor acompanhamento dos processos jurídicos e administrativos do seu escritório de advocacia.

Além disso, existem diversas outras funcionalidades extremamente úteis para o dia a dia da empresa, como compartilhamento de agenda entre os colaboradores, anexação de documentos, controle de valores e honorários, cadastro de clientes, entre outros.

Temos que usar a tecnologia a nosso favor e esses softwares, bem como soluções em nuvem, são uma excelente forma de manter uma gestão mais moderna e organizada. Procure a opção que melhor atenda às suas necessidades.

Por fim, é importante que o advogado invista na sua própria capacitação profissional. E não apenas aprofundando-se na área jurídica, mas adquirindo conhecimentos relacionados a empreendedorismo, gestão de pessoas e processos financeiros.

Tudo isso vai ajudá-lo a compreender melhor como funciona o gerenciamento de um escritório de advocacia, entendendo a importâncias dos diferentes setores e melhorando a capacidade de delegar funções.

Agora que você já sabe o básico sobre como administrar um escritório de advocacia, não deixe de assistir à MasterClass gratuita de Empreendedorismo Jurídico para advogados que eu preparei para você. Ela ajudará você a entender alguns pontos cruciais sobre o seu escritório (que você não aprendeu na faculdade), como marketing jurídico, negociação de honorários e reprogramação mental.

Para participar da próxima turma, é só fazer a inscrição e você será avisado da próxima data em que a MasterClass irá acontecer. Nos vemos por lá!

Rodrigo Padilha

O Professor Rodrigo Padilha é pioneiro e fundador do Empreendedorismo Jurídico e do Programa Maverick no Brasil, além de fundador da Legião, que é uma das maiores turmas de 2ª fase da OAB no país. Atualmente coordena diversos negócios no Brasil e nos EUA e se dedica a ensinar advogados e outros profissionais a atingirem o sucesso através do empreendedorismo.