Se tem algo que a faculdade de Direito não ensina, e que nem por isso é menos é importante, são as atividades relacionadas à gestão de seu negócio, especialmente como administrar um escritório de advocacia.
“Mas por que eu preciso saber disso se estudei Direito e não Administração?” Bom, não culpo quem pensa assim em um primeiro momento, porque, como eu falei, a faculdade de Direito não dá atenção à gestão de escritório de advocacia, que é muito importante na rotina do advogado.
E como já citei em outros artigos, no meu curso de Empreendedorismo Jurídico e também nos vídeos que gravo para o Youtube, o Direito tem que ser um meio pelo qual você move o seu negócio, e não o fim. Só assim você vai se tornar um verdadeiro empreendedor jurídico de sucesso.
Portanto, é normal que advogados que estão entrando no mercado de trabalho e abrindo seus escritórios agora se sintam perdidos no que diz respeito à parte administrativa. O que não é normal é que você, mesmo sabendo disso, feche os olhos para essas tarefas. Essa mudança de mindset é imprescindível para o seu sucesso!
E é por isso que eu gostaria de compartilhar neste post dicas básicas que vão ajudar você a entender como administrar/gerenciar um escritório de advocacia.
5 erros de gerenciamento de escritório de advocacia que você não deve cometer
Antes, contudo, é importante destacarmos o que não fazer quando se está começando:
1. Não investir no relacionamento com o cliente
Relacionar-se com o cliente é uma das chaves para saber como gerenciar um escritório de advocacia. Isso porque a administração deve sempre focar em entender os problemas e atingir as expectativas do cliente.
Há muitos escritórios que não têm um profissional exclusivo para lidar com o cliente, e isso pode ter resultados muito negativos. Isso porque, assim, o advogado perde muito tempo atendendo a questões simples ou não consegue reunir todas informações suficientes antes de atender um cliente.
Isso pode ter como consequência a diminuição da cartela de clientes ou a piora na qualidade do serviço, não satisfazendo mais sua clientela.
2. Não definir sua especialidade
Um erro muito comum na gestão para escritórios de advocacia é não definir qual é sua especialidade. Sem isso, você estará dando margem para que qualquer tipo de cliente apareça, atrapalhando seu trabalho e atrasando sua atuação em cada caso.
Por isso, a melhor coisa a fazer é especificar sua especialidade e torná-la clara ao público. Sendo assim, comunique se você trabalha com:
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Direito Civil;
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Direito Criminal;
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Direito Trabalhista;
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Direito Tributário;
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Entre outros.
Isso também ajudará você a especializar-se em algumas áreas de atuação, aumentando também a qualidade do seu trabalho.
3. Não fazer marketing jurídico
Algumas vezes, por medo do Código de Ética e Disciplina da OAB, que estabelece as diretrizes para a publicidade dos escritórios de advocacia, muitos advogados acabam não investindo em marketing jurídico no gerenciamento de escritório de advocacia.
Só que isso é um erro, pois o marketing jurídico é fundamental para estabelecer sua imagem no mercado. Desde que você siga os preceitos preconizados pela OAB, sem veicular propaganda em rádios e TVs e respeitando as regras estipuladas para a internet, você pode – e deve – usar estratégias de marketing jurídico.
4. Ignorar a necessidade de uma área de contabilidade
Por necessidade de cortar custos, alguns advogados acabam negligenciando a necessidade de ter uma área de contabilidade ou um profissional da área para fazer a gestão de escritório de advocacia, realizando essa atividade por conta própria.
E isso pode levar o profissional à ruína, já que, algumas vezes, advogados não se dão bem com números, e não estão totalmente qualificados para gerir a contabilidade. Além disso, esse tipo de tarefa ocupa muito tempo, que poderia ser utilizado nos casos.
Assim, a sugestão é contratar o serviço de um profissional habilitado para fazer isso, e você poderá focar nas suas atividades, ganhando mais tempo e autonomia para trabalhar.
5. Não criar uma estrutura clara de negócio
A desorganização dos processos internos é outro erro muito comum na hora de gerenciar um escritório de advocacia. Cada profissional do escritório executa uma série de tarefas e processos que precisam ser realizadas em determinado prazo para manter o fluxo de trabalho funcionando.
Neste sentido, utilizar algumas ferramentas de organização e produtividade, como softwares jurídicos, pode ajudar, automatizando processos e facilitando o trabalho. Falaremos sobre essas ferramentas adiante.
10 Dicas de gestão para os escritórios de advocacia
1. Fazer um fluxo de caixa
Você vai precisar registrar e controlar as finanças que entram e saem de seu escritório para manter uma boa gestão para escritórios de advocacia.
O controle do fluxo de caixa faz toda a diferença, pois permite que o advogado fique a par de todas as contas do escritório – isto é: tudo o que precisa pagar, o que tem a receber, lançamentos futuros e outras movimentações financeiras, tanto de débito como de crédito.
2. Não misturar com finanças pessoais
Outra boa dica sobre como gerenciar um escritório de advocacia é separar muito bem as suas finanças profissionais das pessoais.
É muito comum, principalmente quando não há sócio e o advogado atua como Sociedade Unipessoal de Advocacia, que essa mistura aconteça.
Mas apesar de comum, isso não é nada recomendado, pois acaba completamente com qualquer tipo de controle e planejamento do seu escritório enquanto empresa (além de, de certa forma, ser um pouco desestimulante, já que parece que você trabalha e trabalha, mas nunca “ganha nada”).
Neste vídeo eu trouxe algumas dicas sobre o assunto, destacando a importância de você ter um salário, mesmo que atue de maneira autônoma:
3. Organizar os custos
Se você não sabe todos os detalhes dos seus custos, você não sabe onde é necessário e não é vantajoso investir.
Essa análise financeira é o segredo para o advogado identificar quais são os gastos que podem ser cortados e onde seu dinheiro pode ser investido com inteligência.
Ao reduzir custos que não valem a pena, o serviço pode se tornar mais eficiente. Mas lembre-se de a recíproca é verdadeira: se você reduzir custos fundamentais, pode perder em produtividade e em receita; por isso a importância da organização dos custos.
4. Saber precificar de maneira correta
Não há como administrar um escritório de advocacia sem levá-lo à falência se você não souber precificar seus serviços.
Esse ponto é muito delicado e difícil, pois muitos jovens advogados têm dúvidas sobre os valores dos honorários. A dica aqui é considerar os custos diretos e indiretos que fazem parte do serviço e o tempo gasto para cumprir as tarefas de cada cliente.
Outra maneira interessante para comparar valores é fazer uma pesquisa com outros escritórios. Assim você consegue entender quanto seus colegas de profissão estão cobrando pelos serviços e ter uma boa base para precificar os seus.
Ah! E eu preparei um vídeo super bacana ensinando como cobrar honorários justos sem assustar o seu cliente. Recomendo que você assista agora mesmo!
5. Investir tempo no seu planejamento
Como você pôde perceber, administrar um escritório de advocacia é muito mais complexo do abrir as portas e esperar os clientes entrarem. Um outro passo importante para o sucesso do seu negócio é fazer um planejamento completo antes de iniciar qualquer atividade.
Cada região do Brasil, cada estado e cada cidade têm suas particularidades. Sendo assim, é fundamental que você tire um tempo para conhecer e compreender as características regionais do local onde você abriu o seu escritório. Entenda também qual é e o que busca o seu público-alvo.
Essa compreensão do contexto em que seus negócios estão inseridos é essencial para direcionar as suas estratégias de modo mais assertivo, criativo e impactante.
6. Ter um contador
É muito comum que no gerenciamento de escritório de advocacia, os advogados – tanto de primeira viagem quanto os mais experientes – pensem em controlar gastos, ter uma folha mais enxuta e, desse modo, acreditem que o escritório não precisa contratar um contador. Isso é um erro grave!
Não importa o tamanho da empresa e a quantidade de sócios, clientes e funcionários, contar com o auxílio de um profissional da área da contabilidade é fundamental para futuro do escritório.
A legislação brasileira é extremamente complexa e você não pode e nem deve perder tempo tentando administrar as aérea jurídica e contábil ao mesmo tempo. Isso só vai prejudicar o seu trabalho.
A presença de um contador vai dar mais segurança aos negócios, reduzindo o risco de erros tributários e contábeis. Além disso, esse profissional pode auxiliar em medidas como a redução dos impostos, aumentando a economia e lucratividade do seu escritório de advocacia.
7. Ter controle sobre o que acontece no escritório
De nada adianta crescer, se isso for feito sem organização. Essa é a típica receita para o fracasso. Para gerenciar um escritório de advocacia é fundamental ter conhecimento e estar no controle de tudo o que acontece dentro da empresa.
Isso, porém, não significa centralizar todas as decisões e processos, mas sim estar a par dos trabalhos que sua equipe vem realizando e estar ciente de tudo o que já foi finalizado e de tudo aquilo que ainda tem que ser feito.
Ter controle sobre as atividades do escritório é a chave para uma maior produtividade e maior organização dos seus negócios.
8. Manter a qualidade conforme o crescimento do escritório
Este é, na verdade, um desafio para empresas de todos os segmentos: crescer e expandir seus negócios e, ao mesmo tempo, manter a qualidade dos serviços prestados e do atendimento.
Conforme o escritório cresce, aumentam também a quantidade de clientes e o tamanho da equipe. Tudo isso torna mais difícil manter um padrão de qualidade da empresa.
Então, na gestão de escritório de advocacia, é essencial determinar esses padrões e repassá-los para todos os colaboradores, criando fluxos de trabalho claros e organizados e mantendo a excelência no atendimento ao cliente.
9. Focar em um bom relacionamento com o cliente
Atender o cliente com qualidade deve ser prioridade em qualquer escritório de advocacia.
Em um mercado altamente baseado em relações e indicações, esse é um diferencial competitivo essencial, além de uma ferramenta muito importante para a fidelização de clientes.
Uma gestão organizada consegue manter um relacionamento ativo com o cliente, mantendo-o sempre a par do andamento dos seus processos e passando mais segurança e credibilidade.
10. Automatizar tarefas repetitivas
Atualmente, é possível automatizar muitas atividades rotineiras do escritório de advocacia, aumentando a produtividade e organização do fluxo de trabalho. Um software jurídico pode ajudar neste caso. Esse tipo de programa ajuda a elaborar peças jurídicas, atualiza e busca processos e auxilia no controle de prazos.
Além disso, hoje em dia muitos dos softwares também enviam alertas ao celular ou e-mail todas as vezes que há a movimentação em um processo, basta ativar esse tipo aviso. Isso ajuda você a, por exemplo, saber como está o andamento de um processo sem precisar verificar a todo o momento. Além de economizar tempo, automatizar esse tipo de atividade ajuda a reduzir as chances de erro humano.
4 ferramentas que auxiliam na gestão de escritórios de advocacia
A seguir, listei algumas ferramentas que considero importantes para administrar um escritório de advocacia:
1. Agenda eletrônica
Advogados sempre têm uma infinidade de compromissos e prazos para gerenciar: audiências, dia de pagamento, ida ao fórum, reunião com clientes. Tudo isso pode se tornar confuso e levar a erros que podem causar grandes problemas ao gerenciar um escritório de advocacia.
Devido ao grande número de informações que o advogado deve lidar, é importante que todos os seus compromissos estejam concentrados em uma agenda. E, pela facilidade, é cada vez mais importante que seja uma agenda eletrônica. Assim, tudo fica centralizado e com fácil acesso, tornando sua atuação mais eficiente.
A grande vantagem das agendas online é que podem ser acessadas de qualquer lugar – smartphone, tablet, computador -, e você pode ativar alertas para avisar de compromissos, prazos e reuniões. Um exemplo é o Google Agenda, da suíte Google.
2. Plataformas de armazenamento digital
Imagina que dor de cabeça seria perder informações e documentos sobre processos e clientes… Não gosto nem de pensar neste pesadelo.
Por isso, minha dica para a gestão para escritórios de advocacia é que você guarde com muita segurança esses documentos.
Dê preferência para guardar os arquivos “na nuvem”, utilizando plataformas como o Google Drive, pois assim você pode acessá-los por qualquer dispositivo, além de não correr o risco de perdê-los caso seu computador seja roubado ou danificado.
Ao armazenar um arquivo em nuvem, você também tem a possibilidade de compartilhá-lo com qualquer pessoa que quiser, sem que para isso tenha que enviar o documento fisicamente, bastando compartilhar o arquivo digital.
E, dependendo do formato do documento, como no caso do Google Docs ou Google Sheets, você pode continuar a editá-lo enquanto a outra pessoa acessa, sem que para isso tenha que ficar compartilhando inúmeras versões do arquivo e correr o risco de perder informações por causa disso.
3. Programas de ajuda financeira
Embora administrar um escritório de advocacia exija a ajuda de um profissional de contabilidade, ter ferramentas de controle financeiro é uma forma de ajudar você a se organizar melhor.
Até mesmo os aplicativos de alguns bancos oferecem algumas funcionalidades nesse sentido, que podem ajudar você a controlar honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa e emissão de faturas.
4. Sistemas de gestão empresarial para a área jurídica
Hoje em dia, é possível encontrar no mercado diversas alternativas de sistemas de gestão empresarial específicos para a área jurídica para o gerenciamento de escritório de advocacia.
Por meio dessas ferramentas, é possível realizar um melhor acompanhamento dos processos jurídicos e administrativos do seu escritório de advocacia.
Além disso, existem diversas outras funcionalidades extremamente úteis para o dia a dia da empresa, como compartilhamento de agenda entre os colaboradores, anexação de documentos, controle de valores e honorários, cadastro de clientes, entre outros.
Temos que usar a tecnologia a nosso favor e esses softwares, bem como soluções em nuvem, são uma excelente forma de manter uma gestão mais moderna e organizada. Procure a opção que melhor atenda às suas necessidades.
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Por fim, é importante que o advogado invista na sua própria capacitação profissional. E não apenas aprofundando-se na área jurídica, mas adquirindo conhecimentos relacionados a empreendedorismo, gestão de pessoas e processos financeiros.
Tudo isso vai ajudá-lo a compreender melhor como funciona o gerenciamento de um escritório de advocacia, entendendo a importâncias dos diferentes setores e melhorando a capacidade de delegar funções.
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Agora que você já entende melhor como administrar um escritório de advocacia, quero te convidar para continuar aprendendo mais sobre como ter sucesso nesse mercado, através da minha newsletter semanal “Terça Maverick”, que você pode receber se cadastrando abaixo: