Software de gestão de processos: por que ter um na minha empresa?

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Software de gestão de processos

O dia a dia de uma empresa é um ponto de extrema importância para seu crescimento. O controle do tempo, integração dos setores, a organização de documentos, o armazenamento de informações, entre outros, são apenas alguns dos pequenos detalhes cotidianos que fazem total diferença na análise geral do desenvolvimento empresarial.

Com o avanço tecnológico tornou-se possível o desenvolvimento de plataformas digitais que visam exatamente o auxílio perante a essas questões. O mercado oferece hoje diversas ferramentas para automatizar as atividades do escritório e facilitar o trabalho dos gestores. Entre essas ferramentas se destaca o software de gestão de processos. Com a adesão de uma plataforma eletrônica, é possível controlar seu empreendimento de onde estiver.

Ao adquirir um software de gestão é preciso se ter em mente algumas palavras: otimização, economia e integração.

Reduza o gasto com papel e acesse as informações de qualquer lugar

Você já pensou em quanto tempo é desperdiçado com o preenchendo arquivos e realizando cópias? O armazenamento material de informações em uma empresa gera gastos gigantescos de tempo e dinheiro, podendo ainda estar sujeito a erros. Salas inteiras ocupadas por pastas com documentos -que se colocados em gavetas erradas podem causar danos enorme para um dia de trabalho- promovem a produção de uma quantidade exorbitante de papel, e exigem presença física para serem acessados.

A utilização de um software além de promover o não uso do papel e a diminuição de práticas manuais -subordinadas ao fator falha humana-, garantem uma boa gestão de documentos em que o acesso a esses é feito de uma forma totalmente digital. Temos então uma economia em papel e impressão e, consequentemente, no orçamento. Atrelado a isso a otimização do tempo que seria gasto na organização das pastas.

As ferramentas digitais permitem que as informações sejam lançadas na nuvem digital de forma simples e rápida, mas além disso possibilita um acesso imediato de qualquer lugar. A informação passa a ser compartilhada e recebe atualizações em tempo real. Com o software qualquer funcionário pode acessar seus documentos do escritório, de casa, e até mesmo de outra cidade -basta que se tenha acesso a internet-. Os modelos de documentos pré-editados garantem a otimização do tempo gasto com a digitalização, formatação, revisão, e armazenamento desses, e garantimos aqui que seja poupado custos com algumas horas extras, já que a automação e a otimização de tarefas manuais findam na agilidade de processos.

Simplifique a gestão e não se perca em datas

Com todas as informações centralizadas torna-se mais fácil o gerenciamento das atividades do escritório. O acesso descomplicado do tempo gasto em cada tarefa e o controle de prazos simplificam a gestão e aprimora em disparate o fluxo de trabalho. Isso acontece devido à unificação do banco de dados e à automação de procedimentos administrativos.

A competitividade do mercado faz com que empresas operem no estado de limite, dessa forma é comum que pequenos detalhes como datas sejam confundidos. O dia de pagamento de uma taxa, fornecedor, tributo ou empréstimo pode gerar multas e juros altíssimos com os quais o caixa terá que lidar. A aplicação de um software de gestão pode evitar que os prazos sejam perdidos por descuido já que transmite alerta para datas destacadas.

Nas condições atuais o mercado de trabalho se mostra cada vez mais exigente e competitivo, e espera dos negócios um maior dinamismo para se adaptar não só ao sistema, mas aos seus clientes. A forma como tudo é conduzido varia de maneira drástica, e as empresas precisam de respostas imediatas e satisfatórias. Uma estrutura enxuta e funcional garante essas respostas dentro de um aperfeiçoamento empresarial, tudo adquirido com um bom controle de gestão. Esse é o novo modelo empresarial, e os escritórios de advocacia não escapam dele.

Se destaque em campos específicos

O judiciário é um campo muito competitivo no Brasil, e o que proporciona que um escritório se destaque perante aos outros é o rendimento dos advogados que o compõe. Assim como em qualquer outro negócio a melhor forma de aumentar a produtividade é fornecendo aos funcionários as condições certas para que esses atinjam toda sua potência profissional. Com a melhor ferramenta e o melhor suporte em mãos o advogado pode fazer seu trabalho com o máximo de proveito possível, garantindo não só a satisfação de seu cliente, mas também a imposição do nome do lugar onde trabalha. Isso provoca um impacto direto na qualidade do serviço ofertado e na gestão das pessoas.

Em um campo em que hoje o tempo de serviço é em grande parte gasto com atividades relacionadas com o escritório, a busca por suportes tecnológicos que aprimorem o desempenho da empresa é cada vez maior. Nesse contexto um software jurídico é capaz de automatizar as atividades e ajudar na gestão de processos. A banca passa a ser informatizada e acompanha as tendências de modernização da Justiça brasileira.

A SAJ ADV é responsável por um software de gestão de processos jurídicos especialmente desenvolvido para escritórios de advocacia que ainda apresenta diferenciais como inteligência artificial e área do cliente -que possibilita aprimoramento contínuo dos processos de atendimento-. Com um sistema de comunicação interno semelhante à de uma rede social, é possível enviar notificações para a pessoa solicitada em tempo real e, garantir que todos que sejam desejados estejam cientes de determinado assunto.

Relatos pessoais de usuários do software comprovam seus benefícios, e alguns afirmam ter se livrado de cópias que demandavam cerca de oito mil páginas por mês. O objetivo é que se ponha fim em planilhas e processos longos e desnecessários para que cada ato realizado no escritório seja de todo ágil e eficaz. Com esses dados e conhecimentos em mente fica simples citar alguns motivos para ter um software de gestão de processos na sua empresa.

* Agiliza e automatiza as tarefas;

* Garante a segurança das informações;

* Simplifica a gestão do escritório de advocacia;

* Facilita o controle de prazos;

* Possibilita o compartilhamento de dados e documentos – com atualização imediata;

* Diminuição nos erros e imprecisões;

* Redução no tempo de trabalho;

* Diminuição de gastos com papéis e materiais de impressão;

* Centralização das informações;

* Melhora a alocação de recursos;

Aperfeiçoe o período gasto com as operações do escritório e ganhe tempo para investir no que realmente importa para você e sua empresa!

Gostou? Compartilhe conosco suas experiências e sugestões nos comentários! E, para saber mais ainda sobre como alavancar o marketing do seu escritório, não deixe de baixar meu novo material: O Kit Definitivo para Alcançar o Sucesso na Advocacia, 100% gratuito!

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O Professor Rodrigo Padilha é empreendedor com empresas no Brasil e nos EUA, com uma das maiores turmas de segunda fase de Direito Constitucional do Brasil e se dedica a ensinar advogados a conquistarem sucesso na carreira através dos métodos criados e aplicados por ele para alcançar o tão sonhado equilíbrio na vida através do Empreendedorismo Jurídico.

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