11 passos para administrar um escritório de advocacia sem levá-lo à falência

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Como administrar um escritório de advocacia

Se tem algo que a faculdade de Direito não ensina, e que nem por isso é menos é importante, são as atividades relacionadas à gestão de seu negócio, especialmente como administrar um escritório de advocacia.

“Mas por que eu preciso saber disso se estudei Direito e não Administração?”

Bom, não culpo quem pensa assim em um primeiro momento, porque, como eu falei, a faculdade de Direito não dá atenção a essa tarefa, que é muito importante na rotina do advogado.

E como já citei em outros artigos, no meu curso de Empreendedorismo Jurídico e também nos vídeos que gravo para o Youtube, o Direito tem que ser um meio pelo qual você move o seu negócio, e não o fim. Só assim você vai se tornar um verdadeiro empreendedor jurídico de sucesso.

Portanto, é normal que advogados que estão entrando no mercado de trabalho e abrindo seus escritórios agora se sintam perdidos no que diz respeito à parte administrativa.

O que não é normal é que você, mesmo sabendo disso, feche os olhos para essas tarefas. Essa mudança de mindset é imprescindível para o seu sucesso!

E é por isso que eu gostaria de compartilhar aqui as 11 atitudes básicas que vão ajudar você a entender como administrar um escritório de advocacia:

1. Fazer um fluxo de caixa

Você vai precisar registrar e controlar as finanças que entram e saem de seu escritório para manter uma boa administração.

O controle do fluxo de caixa faz toda a diferença, pois permite que o advogado fique a par de todas as contas do escritório – isto é: tudo o que precisa pagar, o que tem a receber, lançamentos futuros e outras movimentações financeiras, tanto de débito como de crédito.

2. Não misturar com finanças pessoais

Outra boa dica de como administrar um escritório de advocacia é separar muito bem as suas finanças profissionais das pessoais.

É muito comum, principalmente quando não há sócio e o advogado atua como Sociedade Unipessoal de Advocacia, que essa mistura aconteça.

Mas apesar de comum, isso não é nada recomendado, pois acaba completamente com qualquer tipo de controle e planejamento do seu escritório enquanto empresa (além de, de certa forma, ser um pouco desestimulante, já que parece que você trabalha e trabalha, mas nunca “ganha nada”.

No vídeo abaixo eu trouxe algumas dicas sobre o assunto, destacando a importância de você ter um salário, mesmo que atue de maneira autônoma:

3. Organizar os custos

Se você não sabe todos os detalhes dos seus custos, você não sabe onde é necessário e não é vantajoso investir.

Essa análise financeira é o segredo para o advogado identificar quais são os gastos que podem ser cortados e onde seu dinheiro pode ser investido com inteligência.

Ao reduzir custos que não valem a pena, o serviço pode se tornar mais eficiente. Mas lembre-se de a recíproca é verdadeira: se você reduzir custos fundamentais, pode perder em produtividade e em receita; por isso a importância da organização dos custos.

4. Saber precificar de maneira correta

Não há como administrar um escritório de advocacia sem levá-lo à falência se você não souber precificar seus serviços.

Esse ponto é muito delicado e difícil, pois muitos jovens advogados têm dúvidas sobre os valores dos honorários. A dica aqui é considerar os custos diretos e indiretos que fazem parte do serviço e o tempo gasto para cumprir as tarefas de cada cliente.

Outra maneira interessante para comparar valores é fazer uma pesquisa com outros escritórios. Assim você consegue entender quanto seus colegas de profissão estão cobrando pelos serviços e ter uma boa base para precificar os seus.

Ah! E eu preparei um vídeo superbacana ensinando como cobrar honorários justos sem assustar o seu cliente. Recomendo que você assista agora mesmo:

5. Cuidar da segurança dos dados

Imagina que dor de cabeça seria perder informações e documentos sobre processos e clientes… Não gosto nem de pensar neste pesadelo.

Por isso, minha dica final é que você guarde com muita segurança esses documentos.

Dê preferência para guardar os arquivos “na nuvem”, utilizando ferramentas como o Google Drive, pois assim você pode acessá-los por qualquer dispositivo, além de não correr o risco de perdê-los caso seu computador seja roubado ou danificado.

6. Investir tempo no seu planejamento

Como você pôde perceber, administrar um escritório de advocacia é muito mais complexo do abrir as portas e esperar os clientes entrarem. Um outro passo importante para o sucesso do seu negócio é fazer um planejamento completo antes de iniciar qualquer atividade.

Cada região do Brasil, cada estado e cada cidade têm suas particularidades. Sendo assim, é fundamental que você tire um tempo para conhecer e compreender as características regionais do local onde você abriu o seu escritório. Entenda também qual é e o que busca o seu público-alvo.

Essa compreensão do contexto em que seus negócios estão inseridos é essencial para direcionar as suas estratégias de modo mais assertivo, criativo e impactante.

7. Ter um contador

É muito comum que advogados empreendedores – tanto de primeira viagem quanto os mais experientes – pensem em controlar gastos, ter uma folha mais enxuta e, desse modo, acreditem que o escritório não precisa contratar um contador. Isso é um erro grave!

Não importa o tamanho da empresa e a quantidade de sócios, clientes e funcionários, contar com o auxílio de um profissional da área da contabilidade é fundamental para futuro do escritório.

A legislação brasileira é extremamente complexa e você não pode e nem deve perder tempo tentando administrar as aérea jurídica e contábil ao mesmo tempo. Isso só vai prejudicar o seu trabalho.

A presença de um contador vai dar mais segurança aos negócios, reduzindo o risco de erros tributários e contábeis. Além disso, esse profissional pode auxiliar em medidas como a redução dos impostos, aumentando a economia e lucratividade do seu escritório de advocacia.

8. Ter controle sobre o que acontece no escritório

De nada adianta crescer, se isso for feito sem organização. Essa é a típica receita para o fracasso. Para administrar um escritório de advocacia é fundamental ter conhecimento e estar no controle de tudo o que acontece dentro da empresa.

Isso, porém, não significa centralizar todas as decisões e processos, mas sim estar a par dos trabalhos que sua equipe vem realizando e estar ciente de tudo o que já foi finalizado e de tudo aquilo que ainda tem que ser feito.

Ter controle sobre as atividades do escritório é a chave para uma maior produtividade e maior organização dos seus negócios.

9. Manter a qualidade conforme o crescimento do escritório

Este é, na verdade, um desafio para empresas de todos os segmentos: crescer e expandir seus negócios e, ao mesmo tempo, manter a qualidade dos serviços prestados e do atendimento.

Conforme o escritório cresce, aumentam também a quantidade de clientes e o tamanho da equipe. Tudo isso torna mais difícil manter um padrão de qualidade da empresa.

Para isso, é essencial determinar esses padrões e repassá-los para todos os colaboradores, criando fluxos de trabalho claros e organizados e mantendo a excelência no atendimento ao cliente.

10. Focar em um bom relacionamento com o cliente

Atender o cliente com qualidade deve ser prioridade em qualquer escritório de advocacia.

Em um mercado altamente baseado em relações e indicações, esse é um diferencial competitivo essencial, além de uma ferramenta muito importante para a fidelização de clientes.

Uma gestão organizada consegue manter um relacionamento ativo com o cliente, mantendo-o sempre a par do andamento dos seus processos e passando mais segurança e credibilidade.

11. Investir em softwares de gestão empresarial

Hoje em dia, é possível encontrar no mercado diversas alternativas de sistemas de gestão empresarial específicos para a área jurídica.

Através dessas ferramentas, é possível realizar um melhor acompanhamento dos processos jurídicos e administrativos do seu escritório de advocacia.

Além disso, existem diversas outras funcionalidades extremamente úteis para o dia a dia da empresa, como compartilhamento de agenda entre os colaboradores, anexação de documentos, controle de valores e honorários, cadastro de clientes, entre outros.

Temos que usar a tecnologia a nosso favor e esses softwares, bem como soluções em nuvem, são uma excelente forma de manter uma gestão mais moderna e organizada. Procure a opção que melhor atenda às suas necessidades.

Por fim, é importante que o advogado invista na sua própria capacitação profissional. E não apenas aprofundando-se na área jurídica, mas adquirindo conhecimentos relacionados a empreendedorismo, gestão de pessoas e processos financeiros.

Tudo isso vai ajudá-lo a gerenciar melhor todos os aspectos que envolvem o seu próprio escritório de advocacia, entendendo a importâncias dos diferentes setores e melhorando a capacidade de delegar funções.

Gostou? Compartilhe conosco suas experiências e sugestões nos comentários! E, para saber mais ainda sobre como alavancar o marketing do seu escritório, não deixe de baixar meu novo material: O Kit Definitivo para Alcançar o Sucesso na Advocacia, 100% gratuito!

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O Professor Rodrigo Padilha é empreendedor com empresas no Brasil e nos EUA, com uma das maiores turmas de segunda fase de Direito Constitucional do Brasil e se dedica a ensinar advogados a conquistarem sucesso na carreira através dos métodos criados e aplicados por ele para alcançar o tão sonhado equilíbrio na vida através do Empreendedorismo Jurídico.

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